Dokumen yang Dibutuhkan Untuk Pendaftaran Kuliah Keluar Negeri

persyaratan dokumen kuliah

Berkuliah keluar negeri membutuhkan persiapan persyaratan yang lengkap dan perencanaan yang matang. Kendala jarak dan bahasa dengan kampus tujuan membuat kita sebaiknya mempersiapkan segala persyaratan sejak jauh-jauh hari untuk mencegah terjadinya kendala administratif. Di Indonesia, masalah administrasi mungkin dapat diatasi dengan menghubungi atau mendatangi pihak tata usaha kampus, tapi tidak demikian dengan perguruan tinggi di luar negeri. Email kita bisa saja tidak dijawab, biaya telepon mahal dan belum tentu nyambung, serta kesulitan bahasa yang membuat jawaban dari pihak TU berbeda dengan yang ditanyakan dapat mengganggu proses pendaftaran, apalagi semakin dekat dengan hari-H.

Oleh karena itu, ketimbang menunggu keluarnya informasi tentang apa saja persyaratan yang dibutuhkan perguruan tinggi tujuan, sebaiknya kita mempersiapkan dokumen tersebut. Terlebih lagi, kebanyakan dokumen ini sebenarnya sudah tersedia ketika kita lulus. Hanya perlu tindakan lanjutan seperti men-scan dokumen, melakukan legalisir, membuat versi terjemahan ke bahasa Inggris atau melengkapi persyaratan dengan menyediakan dokumen tambahan (berlaku untuk dokumen tes TOEFL dan GRE/GMAT).

Lalu, apa saja dokumen yang biasanya dibutuhkan sebagai persyaratan mendaftar untuk berkuliah di perguruan tinggi luar negeri? Berikut dokumen-dokumen yang kemungkinan besar akan dibutuhkan sebagai persyaratan berkuliah di luar negeri.

1. Official Transcript

Nyaris seluruh perguruan tinggi mensyaratkan dokumen transkrip nilai. Kebanyakan meminta dokumen asli, meskipun ada juga beberapa yang tidak masalah dengan dokumen transkrip yang dilegalisir. Yang mesti anda perhatikan, ada beberapa perguruan tinggi yang strict dan tidak mau menerima dokumen legalisir, apalagi transkrip nilai sementara. Pada kasus dimana anda belum lulus kuliah, pastikan anda memperhatikan syarat perguruan tinggi yang dituju: apakah syarat transkrip nilai resmi dapat diwakili dengan transkrip nilai sementara atau tidak. Pada kasus dimana anda kehilangan official transcript karena alasan apapun, pastikan anda menghubungi pihak administrasi penerimaan kuliah di perguruan tinggi tujuan. Tanyakan apakah transkrip nilai resmi dapat diganti dengan transkrip yang dilegalisir. Jika tidak, segera urus pembuatan transkrip nilai yang baru ke bagian tata usaha (biasanya menyertakan surat kehilangan dari kepolisian). Jika kondisi ini terjadi, pastikan anda mengurus pembuatan transkrip yang baru jauh sebelum batas akhir pendaftaran perkuliahan. Hal ini dikarenakan proses pembuatan transkrip yang baru biasanya dapat berlangsung 1-3 bulan.

Seiring perkembangan teknologi internet, kini banyak perguruan tinggi yang menerapkan proses penerimaan dokumen via online. Oleh karena itu, pastikan anda sesegeranya men-scan dokumen transkrip nilai resmi untuk mengantasipasi kehilangan transkrip di kemudian hari. Meskipun demikian, scan ini hanya bersifat sementara dan tidak dapat menggantikan dokumen transkrip resmi yang dibutuhkan saat proses registrasi jika anda diterima berkuliah di perguruan tinggi tersebut. Transkrip nilai merupakan syarat penting, oleh karena itu, pastikan transkrip nilai resmi telah tersedia sehingga anda tidak mengalami kesulitan untuk memenuhi persyaratan dokumen untuk pendaftaran jika anda diterima di kampus tujuan.

2. Certified Translate Berbahasa Inggris dari Official Transcript

Kebanyakan perguruan tinggi luar negeri meminta transkrip nilai resmi yang berbahasa Inggris, sementara beberapa perguruan tinggi di Indonesia tidak menyediakan transkrip nilai berbahasa Inggris. Untuk mengatasi hal ini, biasanya perguruan tinggi luar negeri meminta pelamar untuk menyediakan certified translate berbahasa Inggris untuk transkrip nilai. Datangi pihak tata usaha jurusan dan tanyakan tentang bagaimana pengurusan dokumen ini.

3. Hasil Tes Kecakapan Berbahasa Inggris

Tes kecakapan berbahasa Inggris yang menjadi syarat kuliah di luar negeri umumnya adalah TOEFL (Test of English as a Foreign Language) iBT atau IELTS (International English Language Testing System). Meskipun demikian, ada juga beberapa perguruan tinggi yang menerima dokumen tes kecakapan berbahasa Inggris lainnya seperti PTE academic atau TWE. Beberapa perguruan tinggi biasanya memberi batas nilai minimum bagi pelamar. Untuk S2, minimum skor TOEFL iBT biasanya berkisar 65 – 100 sedangkan minimum IELTS 6.0 – 6.5. Sementara untuk S3, minimum skor TOEFL iBT biasanya berkisar 70-105 sedangkan minimum IELTS 6.5 – 7.5.

Hasil TOEFL iBT atau IELTS valid dan dapat digunakan selama 2 tahun setelah mengikuti tes. Oleh karena itu, jika anda berencana untuk berkuliah di luar negeri dalam tempo 2 tahun ini, segeralah mengatur jadwal untuk mengikuti tes TOEFL iBT atau IELTS. Terlebih lagi, butuh waktu sekitar 10-15 hari sampai hasil tes diumumkan ke akun kita dan 6 minggu hingga laporan tes resmi (dalam bentuk sertifikat) terkirim ke alamat kita dan ke alamat kampus tujuan. Oleh karena itu, hindari tindakan mengikuti tes kecakapan berbahasa Inggris hanya satu bulan sebelum deadline pendaftaran.

4. Resume/Curriculum Vitae (CV)

Untuk memudahkan proses pengisian formulir pendaftaran kuliah, sebaiknya kita selalu memperbarui CV setiap ada kegiatan atau pencapaian yang baru kita raih. Cara ini dapat menghemat waktu pengisian formulir (untuk pendaftaran online), atau mempercepat proses pembuatan CV (untuk pendaftaran offline). Pastikan informasi penting yang mesti diperbarui – seperti riwayat kerja, kursus, kepanitiaan, prestasi, seminar, atau riwayat organisasi – selalu ter-update sesuai dengan waktu dan atribut di dalamnya.

5. Statement of Purpose

Jangan sekali-kali meremehkan statement of purpose. Bagian ini mempengaruhi pihak perguruan tinggi dalam mempertimbangkan anda untuk diterima atau tidak. Ada banyak literatur di internet yang menjelaskan bagaimana membuat statement of purpose yang menarik dan berkesan. Oleh karena itu, gunakan literatur ini dan sediakan waktu secukupnya untuk membuat statement of purpose yang berkesan mendalam.

Seperti namanya, statement of purpose menjelaskan latar belakang dan tujuan mengapa pelamar memilih kampus beserta program studi. Oleh karena itu, penting diingat bahwa statement of purpose bukanlah bagian yang cukup diselesaikan dengan copypasteedit. Pihak perguruan telah berpengalaman selama berpuluh-puluh tahun dalam menyeleksi dokumen ini sehingga statement of purpose yang dibuat dengan copy-paste-edit dapat dengan mudah terlacak.

6. Official Report dari Tes Graduate (GRE/GMAT/LSAT, jika disyaratkan)

Mayoritas perguruan tinggi di Amerika Serikat dan Kanada mensyaratkan official report dari tes kemampuan untuk mengambil jenjang graduate (GRE atau GMAT). Terkadang, dokumen ini juga menjadi pertimbangan bagi beberapa kampus di Eropa saat seleksi penerimaan. Oleh karena itu, jika anda merupakan lulusan S1 dan ingin melanjutkan ke Master atau PhD, ada baiknya anda mengikuti tes GRE atau GMAT untuk berjaga-jaga jika perguruan tinggi tujuan anda mensyaratkan dokumen ini.

Setiap jurusan biasanya memiliki preferensi terkait dokumen ini. Untuk jurusan manajemen atau ekonomi, GMAT umumnya lebih diinginkan, meskipun kini banyak perguruan tinggi di Amerika Serikat memprioritaskan GRE ketimbang GMAT. Kebanyakan jurusan menginginkan hasil tes GRE. Dalam kasus tertentu, ada juga perguruan tinggi yang mensyaratkan kita untuk mengambil tes subjek untuk GRE (GRE Subject Test) yang umumnya ditujukan untuk program studi yang mempelajari Biochemistry, Cell and Molecular Biology; Biology; Chemistry; Literature in English; Mathematics; Physics; Psychology. Sementara itu, LSAT umumnya dibutuhkan bagi mereka yang ingin melanjutkan pendidikan ke bidang hukum.

7. Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan syarat penting bagi anda yang ingin melanjutkan studi S2 atau S3 ke luar negeri. Biasanya, pihak kampus memiliki preferensi sendiri tentang seperti apa perekomendasi yang diharapkan mengisi persyaratan ini. Ada yang melihat dari reputasi (profesor, direktur, atau tokoh masyarakat), ada yang melihat dari kedekatan (pembimbing atau dosen wali), atau juga mempertimbangkan keprofesian (rekan kerja atau bos saat kita bekerja). Oleh karena itu, pastikan kita selalu menjaga kontak dengan pihak-pihak tersebut untuk memudahkan mereka memahami seperti apa kita saat memberikan rekomendasi. Biasanya, perguruan tinggi mensyaratkan 2 – 3 surat rekomendasi untuk diisi oleh para perekomendasi yang mengenal kita dengan baik.

Idealnya, tentu saja kita mengharapkan rekomendasi terbaik dari para perekomendasi. Akan tetapi, jenis rekomendasi tersebut “too good to be true” dan cenderung artifisial alias buat-buatan. Perguruan tinggi umumnya mencari rekomendasi yang berimbang, diikuti penjelasan yang sederhana namun mendalam tentang diri kita dari para perekomendasi. Penjelasan ini menjadi indikator bahwa perekomendasi merupakan orang yang mengenal kita dengan baik serta tahu kelebihan dan kekurangan kita. Jadi, usahakan para perekomendasi tersebut mengenal kita dengan baik, berniat tulus untuk membantu kita memberikan rekomendasi, dan memiliki posisi yang strategis untuk dipertimbangkan oleh kampus tujuan.

8. Ijazah dan Certified Translate Berbahasa Inggris dari Ijazah

Sepengamatan saya, beberapa perguruan tinggi tidak mensyaratkan ijazah ketika pendaftaran. Namun ada juga yang mensyaratkan dokumen ini, disertai dengan certified translate berbahasa Inggris. Jika ijazah anda telah dibuat dalam versi berbahasa Inggris, maka anda tidak perlu lagi membuat certified translate. Jika tidak, segera hubungi pihak TU untuk mengurusi persyaratan ini. Seperti transkrip nilai, sebaiknya anda juga segera men-scan atau melegalisir ijazah sejak jauh hari. Hal ini untuk mencegah kondisi yang tidak diinginkan yang membuat anda kehilangan ijazah ataupun memenuhi persyaratan dokumen yang diupload secara online.

9. Identitas Kependudukan

Identitas kependudukan yang dimaksud biasanya adalah KTP atau paspor. Perguruan tinggi tujuan biasanya menginginkan dokumen ini dikirim via online untuk melengkapi persyaratan administrasi. Lagi-lagi, saya merekomendasikan untuk men-scan atau mem-fotokopi sesegeranya untuk mencegah kasus yang tidak diinginkan seperti kehilangan KTP.

10. Proposal Riset

Ada beberapa perguruan tinggi yang mensyaratkan pelamar untuk membuat proposal riset. Oleh karena itu, pastikan anda telah membuat draft tentang rencana riset yang ingin dikerjakan saat berkuliah disertai riset atau kegiatan apa saja yang sebelumnya telah anda lakukan yang berkaitan dengan rencana riset tersebut. Akan lebih baik lagi jika rencana riset tersebut terkait dengan program riset yang sedang dijalankan oleh perguruan tinggi tujuan.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s